Para realizar un evento pequeño y presentar de nuestro producto “en petit comite”, se debe prestar atención a todos los detalles. Por eso, vamos a enseñar:
Localización
La localización tiene que ser céntrica por diversos motivos. Uno de ellos es que normalmente las empresas suelen tener sede en estas zonas y ponérselo fácil aumentará la asistencia. Otro de los motivos es que la oferta suele ser mayor, en el centro neurálgico de las ciudades hay muchas opciones, tanto hoteles, azoteas como oficinas etc. Otro de los motivos es que una reunión en el centro implica que está bien comunicado. Aunque haya gente que quiera venir de otras partes de la ciudad o incluso de fuera, lo tendrán fácil para acceder al centro.
Presupuesto
Conocer el presupuesto con el que se dispone facilita el trabajo, ya que te permite acotar el rango de lugares de los que dispones. Alquilar el lugar es solo una parte del gasto a la que se dedica el presupuesto, hay otros gastos adicionales que se deben asumir. Algunos de ellos son como la posibilidad de tener un catering en eventos tipo brunch, alquiler de equipos informáticos por si quieres realizar una presentación profesional y revisar la disponibilidad de internet en el lugar escogido.
Diseño
Como comentábamos en el artículo de organizador de eventos, la decoración es importante. Esta juega un papel importante a la hora de dar personalidad al lugar escogido, por eso el diseño del evento debe cuidarse. Hoy en día tendemos a compartir todo lo que hacemos, en el caso de que un asistente al evento decida subir la foto a redes sociales como Twitter o Instagram, si la decoración muestra el logo de empresa y funciones de esta es una fuente de publicidad pasiva, ya que el cliente potencial es el que está promocionando tu producto. Un uso de marca correcto da personalidad y distinción.
Asistencia
Finalmente, controlar el volumen de asistencia permitirá ajustar el presupuesto. En el caso de hacer pedidos como los expuestos en el punto de presupuesto, se puede calcular exactamente cuánto catering se necesitará, sillas, mesas equipo informático etc.
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